16.05.2008. Планировка офиса

Успешный проект офисного помещения во многом зависит от грамотно составленного задания на проектирование. Помимо всего прочего в этом задании определяется состав помещений. Из каких же характерных зон состоит современный офис?

Прежде всего, это такие традиционные помещения, как собственно рабочие пространства, входная группа, комнаты переговоров и служебные помещения.

Пространственное решение рабочих зон зависит от корпоративной культуры компании, от ее организационной структуры и возможностей конкретного здания. Факторы, влияющие на принятие той или иной схемы, рассмотрены в статье, посвященной тенденциям формирования офисного пространства. При планировке мы советуем не придерживаться какой-либо раз и навсегда выбранной схемы, а творчески подходить к решению вопросов, поставленных конкретной ситуацией. В результате такого подхода рождаются пространства, напоминающие своим разнообразием городскую ткань, где есть улицы и кварталы, площади и парки.

Стремление к повышению эффективности использования площадей и выработка новых методов работы привели к появлению новых рабочих зон в офисе. По статистике, до 40% персонала многих компаний единовременно находятся вне офиса. Особенно это характерно для компании, работающих в сфере услуг. По данным исследований, проведенных нашей компанией совместно с Fraunhofer IDA, сотрудники офиса одной промышленной компании на своем рабочем месте проводят в среднем 40% своего рабочего времени. Таким образом, планирование офиса на основании общего количества сотрудников может привести к неэффeктивнoмv использованию пространства.

Решением этой проблемы служит поочередно? использование несколькими сотрудниками одного рабочего места по заранее составленному расписанию. Альтернативным решением является выделение специальной зоны с рабочими местами, которые оснащены всеми необходимыми техническими средствами. Любое свободное в настоящий момент место предоставляется сотруднику компании по требованию. При этом возможности современного телефонного оборудования позволяют сохранять за каждым человеком его личный телефонный номер. Все документы и офисные принадлежности хранятся в мобильных шкафчиках, припаркованных в специально отведенном месте.

Для людей, которые практически постоянно находятся вне офиса и тем не менее нуждаются в возможности подключиться к внутренней сети и обменяться информацией с коллегами, предоставляются специальные зоны, расположенные ближе к входной группе и оснащенные несколькими небольшими рабочими местами с электрическими и сетевыми розетками.

Новые методы работы направлены на коллективное решение поставленных задач путем создания временных рабочих групп, работающих над определенным проектом. Такая деятельность связана с чередованием обсуждений, презентаций и сосредоточенной работы. Использование мобильных предметов мебели позволяет легко достичь желаемой гибкости.

Пристального внимания дизайнеров всегда удостаиваются так называемые представительские зоны - приемная, комнаты переговоров, кабинеты руководителей разных уровней. Особенно это характерно для компаний с ярко выраженной иерархией. Современные тенденции управления организацией рассматривают руководителя как лидера команды профессионалов, объединенных одной целью. Такой подход, резко контрастирующий с традиционным представлением о начальнике, отделенном от своих подчиненных различными барьерами, находит свое отражение и в офисной планировке, и в отделке помещений. Отделенные друг от друга закрытые помещения с простой отделкой рабочих зон и роскошью президентских кабинетов постепенно уступают место прозрачным, полным энергии пространствам с функциональными и продуманными элементами интерьера. Дверь кабинета руководителя вседа открыта для сотрудников, а его стол может одновременно служить столом переговоров.

При проектировании входной зоны компании необходимо решить следующие вопросы:

* Есть ли у компании ярко выраженная индивидуальность?

* Насколько сильно эта индивидуальность и корпоративная культура должны быть выражены в пространственных формах?

* Обращена ли компания наружу или, скорее, вовнутрь, сколько в ней бывает посетителей?

При решении этих репрезентационных задач не следует забывать об удобстве людей, работающих или посещающих эту зону. Обычно здесь же располагается зона ожидания, гардероб для сотрудников и для клиентов. Полезным дополнением может служить информационная стойка, оснащенная компьютером, предоставляющим клиентам возможность ознакомиться со структурой и деятельностью компании.

Новейшие исследования показывают, что доля помещений и зон для встреч и переговоров постоянно возрастает. В Европе рядовые сотрудники проводят приблизительно 25%, руководители среднего звена 50%, и руководители высшего уровня даже 75% рабочего времени на переговорах и семинарах. Это связано с тем значением, которое имеет для принятия решений обмен информацией. Общение и обучение становятся важнейшими видами офисной деятельности и, соответственно, требуют для себя продуманных планировочных и технических решений.

Традиционные комнаты переговоров дополняются многофункциональными трансформируемыми помещениями для проведения конференций, семинаров и тренингов. Все эти помещения оснащаются таким оборудованием, как слайд и оверхед-проекторы, флип-чарты и интерактивные доски, мультимедиа-проекторы, плазменные панели, графические стены, аудиосистемы и средства для видеоконференций.

Интересен факт, что 80% всех нововведений в офисах направлены на обеспечение непосредственного общения между людьми. Для этого можно использовать не только переговорные комнаты, но и отдельные островки, расположеные рядом с рабочими местами. Чтобы общение проиходило более динамично, используются высокие столы, за которыми собеседники разговаривают стоя.

К неформальному общению с клиентами располагают зоны "кофиса" - что-то среднее межды кафе и офисом, где за чашкой чая можно обсудить совместные планы. В отличие от буфетной, предназначенной для питания сотрудников компании, "кофис" располагается в непосредственной близости от рабочих зон и оборудуется автоматом для приготовления кофе и других напитков.

Современный офис - сложная структура, для поддержания работы которой требуется достаточно много технического оборудования. Некоторое из этого оборудования, как например компьютер и телефон, располагается непосредственно на рабочем столе. Другое - принтер, копировальный аппарат и факс - должно быть поблизости и обслуживать определенную рабочую группу. Третье - телефонная станция и сервер - обеспечивает жизнедеятельность всей компании и требует для себя отдельного помещения.

Для расположения офисной техники непосредственно в рабочем помещении рекомендуется устраивать специальные островки, огороженные мебельными перегородками с акустическими панелями, которые погашают звук работающего оборудования.

Несмотря на компьютеризацию офисной работы, многие компании хранят значительное количество бумажной документации. Для этого : предусматриваются специальные зоны, а иногда отдельные помещения. Для более эффективного использования площади, отводимой для архивного хранения, предлагается система шкафов, состоящих из раздвижных элементов, которые легко передвигаются по рельсам. Если вес одной секции превышает определенную норму, шкаф снабжается специальным приводом. За счет меньшего количества требуемых проходов эффективность возрастает на 30%.

Взаимное расположение всех зон офиса каждый раз определяется исходя из функциональных связей между отдельными составляющими и размера каждой компании. То, что для большой организации, занимающей несколько этажей, будет иметь принципиальное значение, для маленького офиса может не являться существенным, и наоборот, некоторые вещи решаются гораздо проще в условиях большой компании, когда есть возможность организовать ясно выраженные функциональные зоны, нежели для офиса, состоящего из двадцати человек, который необходимо разместить в небольшом помещении. Функциональные связи могут носить характер необходимости личного общения сотрудников, использования общих ресурсов, необходимости контроля за деятельностью подчиненных, передачи документов. На расположение помещениий также влияет отношение рабочих процессов к таким факторам, как шум, количество посетителей, доступность. Путем взвешивания важности всех показателей и анализа конкретной планировочной ситуации достигается решение, наилучшим образом соответствующе требованиям заказчика.

Оборудование для презентации.

Традиционными средствами получения изображения большого формата являются слайд- и оверхед-проекторы. Первые предназначены для проецирования с фотопленки, вторые - с прозрачной пленки формата А4. Это недорогие устройства, позволяющие успешно проводить различные презентации и семинары. Для проведения совместных обсуждений и тренингов используются флип-чарты и маркерные доски. Маркерная доска - это белая магнитная доска для письма особыми маркерами, поверхность которой легко очищается от написанного специальным сухим очистителем. Флип-чарт - это доска на подставке, оборудованная специальной планкой для крепления большого блокнота (90 х 65см) или стандартного плаката формата А2. Эти решения могут быть отдельными элементами, а могут комбинироваться в системы в виде шкафа со створками. Центральная часть такого шкафа может служить маркерной доской и быть снабжена выдвижным проекционным экраном. Боковые створки - флип-чартом и дополнительной маркерной доской. Также возможно размещение всех этих элементов на рельсовой системе, которая позволит очень быстро организовать поверхность стены под конкретную задачу.

Мультимедиа-проекторы позволяют выводить на большой экран графическую информацию, получаемую от компьютера, видеомагнитофона, видеокамеры или проигрывателя DVD-дисков. Важными характеристиками этих устройств является разрешение и яркость. Более дорогие модели обеспечивают хорошее качество изображения даже в незатемненном помещении, что очень важно при проведении семинаров. Дальнейшее увеличение яркости достигается использованием экрана со специальной поверхностью. Располагаться проекторы могут на специальной консоли, выдвигающейся из подвесного потолка, или на оборудованной мобильной стойке.

Интересным решением на основе мультимедиа-проектора является система обратной проекции, которая позволяет находиться непосредственно перед экраном, не затеняя его. Такая система состоит из просветного экрана, за которым располагается небольшое темное помещение, в котором устанавливается проектор. Изображение с помощью системы зеркал проецируется на экран.

Если нет необходимости получать очень большое изображение, и помещение не позволяет удобно разместить проекционное оборудование, для презентации видеоматериала используются плазменные панели, которые могут крепиться прямо на стену. Графические стены - большие экраны, состоящие из нескольких блоков, объединенных в единую проекционную систему с помощью специального оборудования и программного обеспечения. Такое решение позволяет выводить на экран информацию от разных источников, в число которых могут входить компьютеры, устройства видео-воспроизведения, системы телевизионного приема, видеомониторинга и т.п. Расстояние между соседними блоками меньше миллиметра, а глубина всей системы от 600 до 900 мм.

Удобным устройством, позволяющим обращаться с проекционным экраном как с маркерной доской, запоминая при этом необходимые этапы работы, являются интерактивные доски. Они выпускаются двух видов - для прямой и обратной проекции. Кроме качественного изображения для успешного сообщения информации необходим качественный звук. В большинстве случаев есть необходимость усиления речи во время выступления. Профессиональные акустические системы для комнат проведения переговоров, конференций и т.п. решают не только эту задачу, но и предоставляют возможность записи и воспроизведения звука, а также могут компенсировать недостатки акустки самого помещения.